Día: 17 de julio de 2023

Gracias a los avances tecnológicos, ahora es posible utilizar nuestro smartphone como una herramienta de trabajo remoto, permitiéndonos realizar nuestras tareas laborales desde cualquier lugar y en cualquier momento. Exploremos cómo aprovechar al máximo esta tendencia y convertir nuestro smartphone en una herramienta eficiente para el trabajo remoto.

En los últimos años, el concepto de trabajo remoto ha ganado una gran popularidad y se ha convertido en una opción atractiva para muchas personas. El trabajo remoto implica realizar nuestras tareas laborales desde cualquier lugar fuera de la oficina tradicional, utilizando herramientas tecnológicas para mantenernos conectados y productivos.

La creciente popularidad del trabajo remoto se debe a varios factores. En primer lugar, las empresas están comenzando a darse cuenta de los beneficios que puede ofrecer esta modalidad tanto para ellos como para sus empleados.

Al permitir que los empleados trabajen de forma remota, las empresas pueden reducir costos operativos al no tener que mantener grandes espacios de oficina y pueden acceder a un talento más diverso sin restricciones geográficas.

Por otro lado, los empleados también encuentran ventajas significativas en el trabajo remoto. Les brinda la flexibilidad de establecer su propio horario y trabajar desde cualquier lugar que deseen, eliminando así los desplazamientos diarios y ahorrando tiempo y dinero.

Además, trabajar desde casa o cualquier otro lugar cómodo puede aumentar la productividad y mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. En este contexto, el smartphone se ha convertido en una herramienta esencial para aquellos que optan por el trabajo remoto.

Importante: Según un informe de FlexJobs, el número de personas que trabajan de forma remota en Estados Unidos aumentó un 159% entre 2005 y 2017. Esto se debe a varios factores, como los avances tecnológicos que facilitan la comunicación y colaboración a distancia, la búsqueda de un mejor equilibrio entre vida laboral y personal, y la reducción de costos para las empresas al no tener que mantener una infraestructura física para sus empleados.

Principales Consejos:

• Establece un horario de trabajo fijo para evitar distracciones y mantener la productividad.
• Crea un espacio de trabajo adecuado.
• Utiliza aplicaciones de productividad.
• Establece límites con las notificaciones.
• Mantén una comunicación efectiva con tus compañeros de trabajo y supervisores.  
• Establece metas diarias.
• Programa pausas cortas durante el día para estirarte, descansar la vista y despejar la mente.
• Evita distracciones en redes sociales.
• Realiza ejercicios físicos.
• Establece límites entre el trabajo y la vida personal.

Herramientas y aplicaciones esenciales para trabajar remotamente con tu smartphone

Aplicaciones de comunicación

Estas aplicaciones son esenciales para mantenerse conectado con colegas y clientes mientras trabajas de forma remota. Algunas opciones populares incluyen:

• Zoom: Una plataforma de videoconferencia que permite realizar reuniones virtuales con varias personas al mismo tiempo. Ofrece funciones como compartir pantalla, chat en grupo y grabación de reuniones.
• Microsoft Teams: Una herramienta de colaboración en línea que permite chatear, realizar videollamadas y compartir archivos con colegas. También ofrece la posibilidad de crear y gestionar proyectos en equipo.
• Slack: Una aplicación de mensajería instantánea diseñada específicamente para entornos laborales. Permite organizar conversaciones por canales temáticos, compartir archivos y realizar llamadas de voz o video.

Aplicaciones de productividad

Estas aplicaciones te ayudarán a mantener un flujo de trabajo eficiente mientras trabajas desde tu smartphone.

• Microsoft Office Suite: Incluye aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, que te permiten crear, editar y compartir documentos desde tu teléfono. También puedes acceder a tus archivos almacenados en la nube a través de OneDrive.
• Google Drive: Una herramienta de almacenamiento en la nube que te permite acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo. Puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente desde la aplicación.
• Trello: Una aplicación de gestión de proyectos que te ayuda a organizar tareas, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso. Puedes crear tableros personalizados para cada proyecto y colaborar con otros miembros del equipo.
• TeamViewer o Chrome Remote Desktop: Aplicaciones de acceso remoto al ordenador y poder trabajar en ella desde el smartphone.
• IFTTT (If This Then That): Para automatizar tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos programados o guardar automáticamente archivos adjuntos en la nube.

Aplicaciones de seguridad:

• VPN (Red Privada Virtual): Una VPN cifra tu conexión a internet y te permite acceder de forma segura a recursos en línea, incluso cuando estás conectado a una red Wi-Fi pública. Algunas opciones populares incluyen NordVPN y ExpressVPN.
• Aplicaciones de autenticación de dos factores (2FA): Estas aplicaciones proporcionan una capa adicional de seguridad al requerir un segundo factor de autenticación, como un código generado en la aplicación, además de tu contraseña. Google Authenticator y Authy son ejemplos comunes.

Configuración y optimización del smartphone para el trabajo remoto

Configuración del correo electrónico y sincronización con otros dispositivos

Para configurar el correo electrónico en un smartphone y sincronizarlo con otros dispositivos, sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación de correo electrónico en tu smartphone.
2. Si es la primera vez que abres la aplicación, se te pedirá que agregues una cuenta de correo electrónico. Selecciona el proveedor de correo electrónico que utilizas (por ejemplo, Gmail, Yahoo, Outlook) o selecciona “Otro” si tu proveedor no está en la lista.
3. Ingresa tu dirección de correo electrónico y contraseña asociada a esa cuenta. Si tienes una cuenta de Google, puedes utilizarla para iniciar sesión automáticamente en aplicaciones compatibles.
4. La aplicación intentará configurar automáticamente los ajustes del servidor para tu cuenta de correo electrónico. Si esto no funciona, deberás ingresar manualmente los ajustes del servidor entrante (POP3 o IMAP) y saliente (SMTP). Estos ajustes pueden obtenerse del proveedor de correo electrónico o buscándolos en su sitio web.
5.  Una vez que hayas ingresado los ajustes correctamente, la aplicación verificará y configurará tu cuenta de correo electrónico.
6. Una vez configurada la cuenta, podrás acceder a tus correos electrónicos desde el smartphone. Puedes enviar y recibir correos electrónicos como lo harías desde un ordenador.

Para sincronizar el correo electrónico con otros dispositivos, asegúrate de tener habilitada la opción de sincronización automática en la configuración de tu smartphone. Esto permitirá que los correos electrónicos se actualicen automáticamente en todos tus dispositivos cuando recibas uno nuevo o realices cambios en tu bandeja de entrada.

También puedes configurar la misma cuenta de correo electrónico en otros dispositivos, como un ordenador o una tableta, utilizando los mismos ajustes del servidor. Esto permitirá que todos tus dispositivos estén sincronizados y puedas acceder a tus correos electrónicos desde cualquier lugar.

Personalización del smartphone para maximizar la productividad

Personalizar el móvil para trabajar de manera remota y maximizar la productividad implica realizar una serie de ajustes y configuraciones que se adapten a tus necesidades laborales. Aquí te presento algunas sugerencias:

• Organiza tus aplicaciones: Crea carpetas o grupos de aplicaciones relacionadas con tu trabajo, como “Correo electrónico”, “Herramientas de productividad” o “Comunicación”. Esto te permitirá acceder rápidamente a las aplicaciones que necesitas sin perder tiempo buscándolas.
• Configura notificaciones: Ajusta las notificaciones de tus aplicaciones para recibir solo aquellas que sean relevantes para tu trabajo. Desactiva las notificaciones innecesarias o distractoras para evitar interrupciones constantes.
• Utiliza widgets útiles: Los widgets son pequeñas ventanas en la pantalla principal del móvil que ofrecen información rápida y accesible. Aprovecha los widgets de aplicaciones como calendarios, tareas pendientes o notas para tener una visión general de tus actividades y recordatorios importantes.
• Establece accesos directos: Configura accesos directos en tu pantalla principal para acceder rápidamente a funciones o aplicaciones específicas. Por ejemplo, puedes crear un acceso directo para iniciar una videollamada con un solo toque.
• Personaliza el fondo de pantalla: Elige un fondo de pantalla inspirador o motivador relacionado con tu trabajo para mantener la concentración y la motivación durante el día.
• Utiliza aplicaciones de productividad: Descarga aplicaciones diseñadas específicamente para aumentar la productividad, como herramientas de gestión del tiempo, organizadores de tareas o aplicaciones de toma de notas.
• Configura un modo “No molestar“: Activa el modo “No molestar” durante las horas de trabajo para evitar distracciones innecesarias. Esto silenciará las notificaciones y llamadas entrantes, permitiéndote concentrarte en tus tareas.
• Sincroniza tus cuentas: Asegúrate de tener todas tus cuentas de correo electrónico, calendarios y aplicaciones de trabajo sincronizadas en tu móvil para acceder fácilmente a la información y mantener todo actualizado.
• Utiliza aplicaciones de almacenamiento en la nube: Guarda tus archivos y documentos importantes en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Esto te permitirá acceder a ellos desde cualquier dispositivo y compartirlos fácilmente con colegas.
• Mantén tu móvil actualizado: Asegúrate de tener siempre la última versión del sistema operativo y las aplicaciones instaladas en tu móvil para aprovechar las mejoras de seguridad y rendimiento.

Uso de funciones avanzadas como asistentes virtuales

Los asistentes virtuales y la inteligencia artificial pueden ser de gran ayuda en el trabajo remoto con un smartphone. Aquí te explico cómo utilizarlos y las ventajas que ofrecen:

1. Asistentes virtuales: Los asistentes virtuales como Siri (iOS), Google Assistant (Android) o Alexa (Amazon) pueden realizar diversas tareas en tu smartphone, como enviar mensajes, hacer llamadas, establecer recordatorios, programar reuniones y buscar información en internet. Puedes activarlos mediante comandos de voz o escribiendo en el teclado del dispositivo.
2. Funciones de productividad: Existen aplicaciones de productividad que utilizan inteligencia artificial para ayudarte a organizar tu trabajo remoto. Por ejemplo, algunas aplicaciones pueden gestionar tus tareas, recordarte plazos importantes y priorizar tus actividades según su importancia. Estas aplicaciones también pueden ofrecerte sugerencias basadas en tus patrones de trabajo.
3. Automatización de tareas: La inteligencia artificial puede automatizar ciertas tareas repetitivas y tediosas en tu trabajo remoto. Por ejemplo, puedes utilizar herramientas de automatización para programar el envío automático de correos electrónicos o para generar informes automáticamente a partir de datos recopilados.

Utilizar tu smartphone como herramienta de trabajo remoto puede ser altamente beneficioso para mejorar la productividad y optimizar tu rutina diaria. Al seguir algunos consejos clave, como establecer un horario y aprovechar las aplicaciones de productividad puedes convertir tu smartphone en un aliado poderoso para gestionar tus tareas y proyectos de manera eficiente.